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Qual é o tempo ideal de duração da consulta?

tempo consulta

Quanto tempo deve durar uma consulta? Essa é uma dúvida frequente entre médicos e pacientes e, muitas vezes, as respostas para essa pergunta podem ser diferentes.

Uma consulta rápida pode trazer prejuízos tanto para quem atende como para quem recebe o atendimento. Por este motivo, é essencial ter conhecimento sobre o que os órgãos oficiais orientam sobre o assunto.

De acordo com a Portaria nº 3046, do Ministério da Saúde, e a recomendação da Organização Mundial da Saúde (OMS), o tempo sugerido para que a consulta seja realizada de maneira adequada é de 15 minutos para a carga horária de 20 horas semanais. O Conselho Federal de Medicina (CFM), contudo, entende que a consulta deva durar o tempo necessário para que o médico realize toda a avaliação do paciente.

Os pareceres CREMESP nºs 1.138/97; 24.358/97 e 29.349/97 declaram que o tempo reduzido de consulta pode acarretar baixa qualidade do atendimento, por eventual falta de procedimentos indispensáveis, como:

  • Anamnese;
  • Solicitação de exames diagnósticos;
  • Prescrição e orientação da medicação.

Atenção aos detalhes

Segundo Emmanuel Fortes, terceiro vice-presidente do CFM, a consulta apressada impossibilita que o médico compreenda adequadamente o problema do paciente. “Nesses casos, a menos que se trate de um paciente que já é acompanhado por um mesmo médico há bastante tempo e que apresenta recaídas de uma mesma doença, a consulta pode ser abreviada, pois o profissional já possui o histórico daquele paciente e conhece os seus problemas”, esclarece.

Ainda assim, é recomendável que o médico preste bastante atenção nas queixas dos pacientes, pois a formulação do diagnóstico passa por diversas etapas. Uma consulta rápida faz com que muitos elementos importantes passem desapercebidos.

“Só no olhar, o médico pode realizar uma inspeção prévia do paciente, observando sua cor, marcha, se possui edema, entre outros fatores. Esses detalhes são aprendidos durante o curso de Medicina para avaliação preliminar propedêutica – um aprendizado fundamental para o médico”, reforça Emmanuel.

Teoria e prática

Os aprendizados sobre o planejamento de uma consulta iniciam quando o médico está no terceiro ano de faculdade. Com isso, esse profissional pode elaborar uma estratégia de investigação. A semiologia ensina a realizar uma avaliação adequada dos sintomas do paciente para que, então, seja construída uma hipótese de diagnóstico.

Algumas especialidades realizam avaliações muito minuciosas e outras nem tanto, mas, de qualquer forma, todos os profissionais precisam fazer a avaliação de acordo com o que aprendem quando começa a parte clínica da formação médica. É o que recomenda o membro da diretoria do CFM.

O interrogatório sobre os sintomas dos pacientes é um procedimento que pode levar tempo. O médico deve sempre questionar o motivo da visita, o que o paciente está precisando e como pode ajudá-lo. Além disso, o profissional precisa compreender que a atenção contempla a anamnese, os exames físicos e possíveis avaliações complementares, para que, então, possa ser construída uma hipótese de diagnóstico.

Confira!

A Resolução CFM nº 2056/2013 apresenta um roteiro de anamnese, exames físicos e outros registros que o médico precisa fazer no prontuário do paciente.

A Resolução CFM nº 1.638/2002 em seu artigo 5º estabelece os itens que deverão constar obrigatoriamente do prontuário eletrônico ou papel.

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4 motivos para cuidar das finanças do consultório

finanças do consultório

A gestão das finanças do consultório é tão importante quanto de uma multinacional. Por desconhecimento ou por falta de habilidades – e por acreditarem que a gerência financeira se limita a pagar contas e ver quanto sobrou no final do mês –, muitos profissionais não dão o devido valor à atividade em seu consultório.

O exercício da Medicina vem sofrendo diversas mudanças significativas nas últimas décadas. Entre elas, o crescimento do número de pacientes conveniados, o aumento da tecnologia, a exigência cada vez maior dos pacientes, o advento das sub-especialidades e a elevação dos custos da carreira médica.

Esses fatores aumentaram – e muito – a complexidade do mercado. Portanto, para ser um médico bem-sucedido nesse novo cenário, não basta ser apenas competente na técnica, é preciso estar atento às tendências e desenvolver novas habilidades.

Durante o curso da faculdade de Medicina, os futuros médicos não recebem uma formação que os instruam a respeito do gerenciamento financeiro de seus consultórios. E com o aumento cada vez maior no total de profissionais atuando no país, maior é a concorrência no mercado médico, tornando necessário o conhecimento na administração financeira, seja das contas pessoais, seja das do trabalho.

Atualmente, para manter-se no mercado, o médico deve perceber que gerenciar um consultório é ter uma atividade empresarial no ramo da Saúde, com fins lucrativos, para que seja possível manter o negócio em funcionamento, bem como cuidar de questões trabalhistas. E em um cenário de economia inconstante, conhecer um pouco sobre controle financeiro se faz essencial para sobreviver à concorrência. Por este motivo, separamos quatro razões principais para cuidar bem das finanças do consultório:

1. Consultório também é uma empresa

Apesar de suas particularidades, o consultório é uma empresa – possui funcionários, tem gastos com equipamentos e ainda paga tributos. Tal como as demais empresas, o consultório também visa o lucro, renda que arcará com os custos do exercício da atividade. Sendo assim, a boa gestão financeira otimizará o uso dos recursos, trazendo, portanto, melhores resultados.

2. Mais lucros sem comprometer a qualidade de vida

O pensamento comum é o de que para gerar mais lucro deve-se trabalhar mais, reduzir as horas de
sono, ter menos tempo com a família e com os amigos, sacrificar a própria saúde e a qualidade de vida. Mas sabendo gerir as finanças do consultório, o profissional conseguirá administrar seu negócio e sua vida, tendo sucesso em sua carreira médica e melhorando a qualidade de vida.

3. Foco no crescimento profissional

Ganhar tempo e usar esse benefício em prol do crescimento profissional é um dos pontos em que a qualidade na gestão financeira ajuda, além de contribuir para consolidar uma boa reputação. Qualificar-se permitirá a busca por uma remuneração diferenciada, aumentando o retorno sobre as atividades.

4. Criar e manter competitividade

O mercado de trabalho na Medicina está com a concorrência cada vez mais concorrência acirrada. Por isso, é preciso manter-se competitivo, tornar-se autossustentável com o passar do tempo, para que se possa usufruir desse patrimônio futuramente.

 

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Telemedicina: 4 passos para começar a utilizar

telemedicina

A Medicina dá mais um passo rumo à transformação digital. Com a pandemia de Covid-19, a telemedicina, assunto muito discutido nos últimos anos, foi aprovada como forma de facilitar o acesso do paciente ao médico durante esse período. Porém, apesar de representar uma ótima ferramenta para otimizar a atenção em Saúde, facilitar diagnósticos de forma remota, além de possibilitar a interpretação de exames e a emissão de laudos a distância, é preciso estar preparado para começar a trabalhar com telemedicina.

Confira a seguir 4 passos essenciais para a carreira de todos os médicos que desejam ingressar nessa nova realidade:

1- Defina de que forma você quer utilizá-la

O primeiro passo que todo profissional deve ter em mente ao começar a atender por meio da telemedicina é definir de que forma deseja utilizar esse novo modo de cuidar dos pacientes. Nesse sentido, sabe-se que a ferramenta pode ser dividida em: teleorientação, teleconsulta, teleinterconsulta, teleducação e telediagnóstico (emissão de laudos a distância).

De acordo com Alexandre Taleb, coordenador do Núcleo de Telemedicina e Telessaúde na Faculdade de Medicina da Universidade Federal de Goiás, se um médico souber o que espera, poderá selecionar as melhores ferramentas para o atendimento e obterá os melhores resultados. “Há colegas que desejam apenas fazer teleorientação: passar orientações de tratamentos já prescritos, tirar dúvidas sobre medicamentos ou acompanhar um pós operatório, sem necessidade de prescrição de novos fármacos”, explica.

Nesses casos, o especialista pontua que uma ferramenta de interação de áudio e vídeo segura é suficiente. “Há outros colegas, entretanto, que desejam fazer uma teleconsulta, com prescrição de receita e até laudos e atestados”, destaca. Em situações como essa, segundo Taleb uma plataforma com prontuário eletrônico e um certificado digital também será necessária. “Uma vez que o médico tenha definidos os seus objetivos, ele verá que um mundo de possibilidades se abrirá” revela.

2- Esteja preparado tecnologicamente

Outro passo muito importante para ingressar na telemedicina é estar preparado tecnologicamente. Antes de querer iniciar os atendimentos a distância, é preciso organizar algumas ferramentas que irão permitir que a prática seja bem sucedida e evitar que falhas atrapalhem o serviço assistencial.

Portanto, alguns pilares básicos são necessários para que os médicos possam estruturar suas atividades:

  • Equipamentos adequados ao que se pretende;
  • Ambiente Virtual de Atendimento;
  • Conexão segura e redundante à internet;
  • Prontuário eletrônico;
  • Certificado digital;
  • Termo de consentimento;
  • Protocolos de segurança de dados.

3- Priorize sempre ética e transparência

Segundo Taleb, os preceitos éticos independem da forma de interação, já que o mundo virtual deve seguir o que acontece no mundo real. “Os pacientes devem ser tratados com a mesma forma, respeito e honestidade com que são tratados presencialmente”, assegura.

Além disso, segundo o especialista em Telemedicina, os dados devem ser anotados em prontuário eletrônico. “Gosto de definir a telemedicina como um novo modo de cuidar. Agora podemos, também, cuidar virtualmente dos nossos pacientes, ampliando, de forma segura e ética, o acolhimento e a atenção à saúde deles”, complementa.

4- Telemedicina não substitui o cuidado presencial

Por último, ter em mente que a telemedicina não substitui as consultas presenciais é fundamental para garantir a responsabilidade profissional. “Deve haver transparência em comunicar o que é possível e o que não é possível de se fazer virtualmente, com humildade de reconhecer o momento em que uma consulta virtual deve ser interrompida e o paciente encaminhado para atendimento presencial, seja ele de urgência ou não”, destaca Taleb.

Além disso, ele assegura que a telemedicina não substitui o cuidado presencial, mas, quando bem indicada, é uma opção muito valiosa para os pacientes. “Não vejo como não permitir que essa prática se torne perene. É fundamental, entretanto, que as normas sejam colocadas pelo Conselho Federal de Medicina (CFM) para que todos possamos atuar tranquilos e com plataformas que obedeçam às regras”, pontua.

Para muitos especialistas, a telemedicina veio para ficar, independentemente dos desafios que o novo formato propõe à carreira médica. Nesse sentido, Taleb afirma que cada médico tem uma rotina e um modo de trabalho e, por isso, esse tipo de atendimento deve ser inserido de forma a respeitar as características individuais. “O médico precisa identificar como a telemedicina pode agregar valor ao cuidado que ele já dispensa a seus pacientes”, conclui.

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4 dicas para tornar o consultório mais atraente e rentável

Embora muitos médicos já possuam seus consultórios particulares, algumas dicas são importantes para potencializar e tornar o atendimento mais lucrativo ao longo da carreira médica. O Universo DOC lista quatro caminhos diferentes que podem ajudar os médicos que querem tornar o seu consultório ainda mais atraente e rentável.

1. Participe de congressos e grupos de discussão

A participação de médicos em grupos de discussão de informações e congressos médicos é vista como um diferencial na hora de elaborar o preço das consultas. Quanto mais conhecido fica o profissional, maiores são as chances de seu serviço ser procurado e maiores serão as chances de cobrar um preço maior pela consulta. Para os iniciantes, a prática pode parecer complicada em um primeiro momento, mas, com o passar do tempo, esse hábito acaba se tornando rotineiro. Nesse espaço, evite fazer publicidade. Aproveite para divulgar mais a própria especialidade por meio de reportagens, artigos, entrevistas e workshops oferecidos por você ou por membros da sua equipe.

2. Interaja com os pacientes

A interação com os pacientes por meio das mídias digitais já é uma prática comum. A criação de uma página na Internet contendo informações úteis aos pacientes, como resultados laboratoriais, publicidade, marcação e mudança de datas das consultas, também é um jeito fácil de manter contato com ele. O médico pode contratar um especialista em programação para montar site e ampliar o seu alcance criando perfis nas redes sociais. Com isso, também é possível o contato com os pacientes para tirar dúvidas e compartilhar arquivos e ideias.

3. Organize a sua agenda

Com a abertura de um consultório, os horários ficam muito mais escassos e difíceis de serem cumpridos. Para quem trabalha com plantões, um local próximo ao hospital para abrir o consultório pode dar um pouco mais de flexibilidade no horário. Uma agenda cheia de pacientes não é garantia de sucesso sempre. Caso atrasos e faltas se repitam constantemente, pacientes poderão ficar insatisfeitos com a demora no atendimento ou até mesmo com a remarcação do dia da consulta e não voltarão mais.

4. Privilegie uma localização de fácil acesso

O local de instalação do consultório deve levar em consideração a facilidade para o paciente chegar até ele. Em geral, os lugares de fácil acesso de ônibus, trens, metrô e até de carro são os mais procurados por quem vai a uma consulta. Tenha isso em mente. Mesmo possuindo as melhores tecnologias, um consultório organizado e atendimento rápido, a dificuldade para se locomover até o local pode fazer com que o paciente busque uma opção  mais perto e mais fácil de chegar.

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Telemedicina: desafios para implementação no consultório

A pandemia do novo coronavírus tem provocado inúmeras mudanças em diversos segmentos, mas, sobretudo, tem influenciado as mais importantes áreas do conhecimento — como a Medicina. Nesse contexto, a telemedicina, serviço de saúde a distância e altamente relevante, tem conquistado cada vez mais espaço no Brasil e no mundo.

Não é à toa que a ferramenta tem se tornado indispensável na rotina de médicos, profissionais da saúde, clínicas e hospitais. Em entrevista especial, Renato Gregório, CEO do Universo DOC e autor do livro Marketing Médico: criando valor para o paciente, relata um pouco mais sobre a importância dessa ferramenta para o mercado da saúde e para o dia a dia do médico.

Para ele, os benefícios da telemedicina vão muito além de ser um recurso útil em favor do isolamento social. Isso porque ela traz uma facilidade para novas formas de prestação de serviço em saúde: “Com certeza, ela traz mais flexibilidade, redução de custos, traz comodidade ao paciente, que não gasta tempo para se deslocar, e tudo é resolvido online”, defende o especialista.

Desafios

É fato que o uso da telemedicina traz benefícios em diversos aspectos, mas isso não significa que o processo de implementação dela seja uma tarefa fácil. Dentre os desafios estão as particularidades de cada especialidade médica. Para Gregório, é fundamental fazer a avaliação de todas elas para entender em que situações é possível usar esse recurso tecnológico de maneira bem-sucedida.

Além disso, ele defende que existem outros dois grandes grupos de desafios que impactam diretamente o sucesso da ferramenta. O primeiro deles está relacionado à dimensão estrutural. Este abriga uma série de questões, como:

  • A familiarização com a tecnologia;
  • A relação com os convênios;
  • O pagamento das consultas;
  • O sigilo da informação;
  • A adaptação do ambiente online.

Já o segundo grupo diz respeito à dimensão humana, ou seja, à relação com o paciente e como ela fica com a nova forma de se comunicar. “É preciso repensar esse modelo de comunicação com o paciente e criar uma experiência positiva com ele”, afirma Gregório. Ele acredita que, por serem consultas sem o contato físico, os pacientes podem não perceber que a telemedicina é um recurso eficiente e traz diversos benefícios.

Nesse sentido, ele traz alguns pontos importantes que devem ser repensados no momento atual: “É preciso estar atento aos aspectos relacionados à identidade visual do ambiente online, se está sendo bem promovido, se tem um layout adequado e se o médico possui um site que dê suporte ao seu trabalho”, salienta.

Gregório afirma, ainda, que o médico precisa entender que no ambiente online também é possível criar percepções e tangenciar alguns aspectos que existiam no atendimento presencial. “No consultório, o médico pode investir na decoração, às vezes ele entrega um folheto de orientação ao paciente, ou seja, uma série de atributos que tangenciam esse atendimento, então o médico precisa fazer isso online também de certa maneira”, sugere. Para ele, algumas formas de fazer isso são provendo conteúdo de qualidade e criando uma plataforma amistosa e fácil, em que o paciente navega sem dificuldades.

Perspectivas

No Brasil, a telemedicina ainda é uma prática que divide opiniões entre a classe médica. No entanto, durante a pandemia, ela foi regulamentada pelo Conselho Federal de Medicina e, por isso, muitos médicos vêm fazendo uso da ferramenta. Para Gregório, embora o momento seja difícil para a sociedade, pode trazer bons frutos no que diz respeito à saúde no país: “Acredito que o Brasil vai ganhar com isso, acho que vamos crescer em termos de prover saúde para a população criando mais esse canal e intensificando os atendimentos e os procedimentos”, defende.

O especialista também acredita que, mesmo com divergências de opiniões quanto ao uso dela, todos os médicos, cedo ou tarde, vão atender remotamente. Isso significa que a telemedicina vai fazer parte do trabalho dos médicos brasileiros, seja porque ele tem um consultório e disponibiliza a modalidade, seja porque ele faz parte de uma rede e ela instituiu em sua operação o acesso remoto. “A questão do atendimento remoto vai ser um fato no Brasil e a tendência é que, cada vez mais, os serviços de saúde sejam feitos por essa modalidade”, conclui.

 

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Lista: como resolver 5 problemas comuns nos consultórios

Agendamento, formas de pagamento, lidar com convênios, gerir de forma eficiente são alguns desafios mais comuns que os médicos lidam em seu dia a dia no consultório. Para ajudar a solucionar essas demandas, elaboramos a lista abaixo, que traz sugestões de abordagem para resolver os problemas. Confira e compartilhe com a sua rede.

1- Receita dos convênios

  • Problema: A escolha do especialista com quem o paciente irá se consultar é influenciada pelo plano de saúde a que o médico é conveniado. Muitos profissionais decidem se conveniar a mais de um plano para proporcionar mais facilidade aos pacientes. Cada convênio tem uma tabela de valores própria, assim como as fichas que devem ser preenchidas para para a realização do pagamento, o que pode confundir o médico e a secretária. O preenchimento incorreto pode ocasionar glosas que, por sua vez, causam prejuízo financeiro para o médico.
  • Solução: Realize treinamentos com a linha de frente. A recepcionista é a encarregada do processo de remessa e cobrança das guias de pagamento dos convênios. É de extrema importância orientá-la sobre o correto preenchimento e a diferença entre as fichas. O faturamento ocorre diariamente e as fichas precisam ser separadas de acordo com o convênio. Supervisione todo o trabalho antes de enviá-lo às operadoras de saúde. Há empresas especializadas em faturamento médico que cuidam esse processo e cobram um percentual do que o médico recebe. É uma opção para quem não tem tempo para essa tarefa.

2- Gestão

  • Problema: Cuidar da saúde dos pacientes e ainda gerenciar uma clínica ou consultório requer trabalho e dedicação. Lidar com a administração e o financeiro pode ser complicado para quem não tem experiência.
  • Solução: Entenda os processos e planeje o que deve fazer. É preciso entender os processos financeiros e administrativos requeridos pelo consultório. Seja atencioso a cada etapa e, com o tempo, você poderá identificar falhas a serem corrigidas. Planeje! Defina objetivos e prazos, crie alternativas para atingir metas e anteveja possíveis problemas. O tempo deve ser seu aliado. Liste as atividades a realizar e faça um planejamento diário e semanal.

3- Agendamento

  • Problema: O paciente obtém o nome e o contato do médico no catálogo do plano de saúde ou por indicação de amigos, e seu primeiro contato com o especialista é pelo telefone. Atitude, empatia e disponibilidade do atendente são imprescindíveis para que ele marque ou não a consulta. Um atendimento ruim pode fazer com que o paciente não continue o tratamento com o especialista.
  • Solução: Empatia e prontidão são necessárias. Para que o agendamento da consulta seja realizado, a primeira impressão deve ser a melhor possível. O atendimento deve ser logo nos dois primeiros toques e de maneira formal. O atendente deve ter empatia durante a ligação e transmitir a sensação de acolhimento, além de estar disposto a resolver os problemas e ter calma para passar as informações.

4- Novos meios de pagamento

  • Problema: O uso de cartões de crédito e débito já é uma realidade, inclusive na área da Saúde. A resposta à pergunta “Aceita cartão” pode ser decisiva na escolha do especialista, pois o paciente pode não ter como pagar valores mais altos à vista. O médico, então, se vê diante do dilema: implementar novos meios ou limitar formas de pagamento?
  • Solução: Antes de tudo, conheça o seu público. É necessário que o especialista conheça o perfil de seus pacientes para pensar se essa é uma opção interessante para a clínica ou consultório. Ao aderir novos meios de pagamento, você pode, além de fidelizar os atuais clientes, atrair novos pacientes. Além disso, pode tornar mais simples e conveniente o processo de recebimento.

5- Comunicação

  • Problema: Fora do consultório, os médicos encontram dificuldades para manter contato com seus pacientes. A relação normalmente se dá no momento da consulta ou exame. Entretanto, fazer-se presente no dia a dia do paciente é fundamental para fidelizá-lo.
  • Solução: Conecte-se com o paciente. Uma relação próxima com o paciente é importante num cenário cada vez mais conectado do mundo atual. Essa aproximação pode ser através de questões mais pertinentes ao atendimento, como confirmação de consultas por e-mail ou SMS, ou nas redes sociais, com dicas e curiosidades sobre doenças na especialidade em questão. Outro cuidado é comunicar o paciente por telefone em caso de atraso ou cancelamento da consulta, mostrando-se preocupado com o tempo reservado na rotina do paciente.
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Fidelidade do paciente: como conquistá-la e mantê-la?

O médico que consegue cativar o paciente, mostrando-se interessado e atencioso, é um aliado fundamental para o sucesso do tratamento. Por lidar com a confiança daqueles que o procuram, é preciso que o profissional tenha empatia e estimule uma boa relação. Isso traz benefício para o paciente, ao proporcionar boas consultas, e para o próprio médico, que se torna reconhecido ao longo da carreira pelo trabalho bem feito. No entanto, há “o algo a mais”, necessário após o momento do contato inicial: como sustentar a fidelidade do paciente?

Conforme o cirurgião plástico Wendell Uguetto, no mercado de trabalho atual, cada vez mais competitivo, é preciso demonstrar autoridade. “Ter uma boa formação e experiência não é mais suficiente para se destacar entre os demais profissionais. Ou seja, não basta ser bom, você tem que ser bom e mostrar isso aos pacientes”, afirma. Ainda que o serviço bem prestado nunca deva deixar de ser o foco, é preciso estar atento àquilo que está no entorno.

Primeiro passo: conquistar o paciente

Comecemos, porém, com um simples questionamento: como fazer comque o paciente tenha uma boa experiência no consultório? A primeira medida que vem à mente do médico é tornar-se um profissional tecnicamente atualizado – o que é, evidentemente, correto e necessário.

Contudo, há outros fatores que contribuem com a percepção de bom atendimento, tanto em relação ao médico quanto à clínica. “Muitas ações podem ser feitas para ganhar a confiança do paciente, desde coisas pequenas – como não ter uma fila de espera que dure horas –, até mesmo promover ações de pós-atendimento”, afirma a especialista em Marketing Médico Mariana Thomaz.

Melhorar os processos do consultório também influencia em uma boa percepção por parte de quem é atendido. Segmentar a base de pacientes, por critérios como idade ou tratamento, é uma ação que pode ser efetiva. “Por exemplo: o paciente iniciou o tratamento hoje e deve retornar em três meses.

Deve-se criar uma documentação para isso, para que não fique só na cabeça. Se não trabalhar com documentação, isso não funciona”, explica o CEO da agência 3xceler, Marcelo Vaz. Ele ressalta que, atualmente, há diferentes softwares e programas de gestão que auxiliam nessa empreitada.

Fidelização do paciente

Mariana Thomaz ressalta a importância de pensar em toda a jornada do paciente, isso é, em todas as etapas do contato com a clínica. Essa jornada pode começar por meios diversos, como anúncios, redes sociais ou pelo telefone.

“Depois do atendimento, algumas ações também podem ser tomadas para aumentar a confiança e mostrar que o médico se preocupa genuinamente com o bem-estar do paciente. Por exemplo, o envio de mensagens ou até mesmo e-mails, para saber como está esse paciente”, detalha.

Ao ponderar sobre os fatores que sustentam a fidelidade do paciente, Wendell Uguetto coloca em primeiro lugar “fazer o nosso trabalho com amor, de forma humanizada”. A empatia, ou seja, colocar-se no lugar do paciente e tentar entender as coisas do ponto de vista dele, faz parte dessa atitude.

“Em seguida, deve-se manter um relacionamento duradouro, lembrando-se de datas especiais, como o aniversário. Não é preciso dar presentes caros, mas enviar uma mensagem de texto parabenizando pela data comemorativa já faz uma grande diferença”, opina o cirurgião plástico.

A importância de manter um site

O cirurgião plástico Wendell Uguetto, que dispõe de sites modernos e funcionais, enfatiza a importância de oferecer conteúdos interessantes ao paciente, com o objetivo de mantê-lo fidelizado.

“O site profissional é o nosso cartão de visita na era globalizada. Um site bem feito e a criação de conteúdo explicativo, por meio de postagens em blogs, mídias sociais e vídeos, têm como papel principal educar o paciente, que consegue esclarecer melhor suas dúvidas sem sair de casa”, afirma.

O CEO da agência 3xceler, Marcelo Vaz, também destaca a importância de o médico manter um site profissional. “Há médicos que acreditam que, se começarem a ter um perfil no Facebook e no Instagram, não precisam de um site.

É uma noção totalmente equivocada”, avalia. É preciso trabalhar o site para que as pessoas não apenas o encontrem em buscas na internet, mas para convertê-las – isso é, além de visitarem a página, preencham formulários e/ou tornem-se pacientes.

Equipe: aliada essencial

Caso o médico disponha de uma equipe que o ajuda a tocar o consultório, esses outros profissionais tornam-se, também, responsáveis pela fidelização do paciente. Marcelo Vaz ressalta a importância de o funcionário sentir orgulho do trabalho que desempenha:“Precisamos mostrar ao colaborador que o paciente sai do consultório sorrindo porque teve uma boa conversa, um bom atendimento. Ele tem que enxergar a essência da empresa”. Segundo o especialista, é preciso mostrar isso para a equipe na prática, e não apenas apresentar os valores e o compromisso da clínica em pôsteres e murais.

Mariana enxerga o assunto de forma semelhante. “Uma clínica que quer começar uma estratégia de fidelização de pacientes precisa ter como um dos primeiros passos o treinamento da equipe”, defende a especialista em Marketing Médico. Enfatizar a importância da comunicação, do atendimento telefônico e do trato com o público são essenciais, e não só para as recepcionistas: profissionais como enfermeiros e até mesmo o pessoal que, a princípio, não lida diretamente com o paciente, como a equipe de limpeza, deve estar a par de como abordar quem busca a clínica.

Mesmo em consultórios de pequeno ou médio porte, frequentemente o primeiro contato do paciente – ou futuro paciente – não é com o médico, e sim com a atendente. “O ideal é sempre trabalhar a questão do carisma, do bom atendimento – uma pessoa feliz, contente, com ânimo ao falar ao telefone. Isso proporciona mais confiança, mesmo para o paciente que ainda não visitou a clínica nem passou pelo médico”, ilustra Marcelo Vaz.

Três dicas para fidelizar o paciente

Depois de o paciente sair do consultório, o trabalho de fidelização não para – na verdade, deve ser intensificado. Veja, a seguir, detalhes que ajudam a encantar o paciente no pós-consulta e em outras situações fora do consultório:

1 – Forneça formas de pagamento flexíveis

Especialmente consultas e procedimentos que têm preços altos podem, no primeiro momento, afastar algumas pessoas. Quando há possibilidade de adequar o modo de pagamento às possibilidades do paciente, ele fica mais propenso a escolher a sua clínica. Com um bom planejamento financeiro, esse cenário torna-se uma ótima oportunidade de negócio.

2 – Faça Workshops e palestras

O contato constante com o público e a sua colocação como especialista na área em que atua são fatores que contribuem com a percepção de que você está acessível e aberto à comunicação. Além disso, é uma oportunidade de deixar mais pessoas informadas sobre doenças, tratamentos e prevenções, ou mesmo dar dicas mais leves, fazendo com que lembrem de você ao buscar uma clínica.

3 – Use um questionário de satisfação

Para avaliar se as suas ações estão sendo efetivas, bem como identificar o que é preciso mudar, deixe os próprios pacientes terem voz. É possível fazer isso tanto enviando um questionário criado no Google Form, por e-mail, quanto pedindo para os pacientes preencherem um papel, anonimamente, ao saírem da consulta. Exemplos de pergunta são: “O que achou do atendimento e da recepção?”; “Como avalia a estrutura física da clínica?”; “Teria sugestões?”. Outra questão muito útil para avaliar o serviço prestado é pedir para o paciente sinalizar o quanto, em uma escala de 0 a 10, indicaria a clínica para um parente ou amigo.

Reportagem por Andre klodja
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Guia – como montar o seu primeiro consultório

O jovem médico finalmente conquista o diploma. É um sonho realizado! Pode, então, considerar-se um profissional formado, depois de anos de incansável estudo, abstenções familiares, dificuldades econômicas, provas práticas e teóricas, dentre outros desafios. Um novo ciclo se inicia e uma das opções existentes é abrir seu próprio consultório. Nessa hora, surgem inúmeras dúvidas e desafios que devem ser sanados para que a empreitada seja bem-sucedida.

Assim como o curso de Medicina não ensina tudo o que o médico precisa saber ao abrir seu consultório, é importante que o jovem profissional tenha um esforço contínuo para aprender a administrar seu próprio negócio e a ser “uma empresa de uma pessoa só” (caso você não tenha sócios), gerindo o financeiro e lidando com estratégias de marketing que alavanquem a clínica. “O ‘eu-empresário’ gere o ‘eu-médico’”, explica Luciano Rodrigues Neves, que tem consultório há 11 anos, na maior cidade do país, São Paulo.

Quais são os trâmites legais exigidos?

Uma dúvida recorrente dos residentes que pensam em montar seu primeiro consultório é quanto à necessidade de legaliza-lo e sobre quais os trâmites obrigatórios. Para ter um consultório legalizado é preciso registrá-lo como empresa, algo que envolve, aproximadamente, 17 processos no Brasil – entre preenchimento de formulários, idas ao Cartório, à Junta Comercial, à Receita Federal e à prefeitura da cidade onde ficará a sede da empresa. Essa maratona pode levar até 152 dias, caso seja bem executada e assessorada por bons profissionais, como advogados e contadores. “Para montar um consultório é preciso encontrar um contador que tenha experiência em Medicina”, declara Rodrigues. “Os convênios só aceitam trabalhar com pessoa jurídica e só vão te dar direito a atender a partir do momento em que você cumprir uma série de especificações regidas por lei”, acrescenta.

Não se registrar como empresa, permanecendo na informalidade, gera uma série de erros. Do ponto de vista do negócio, significa o impedimento de realizar grandes vendas, emitir nota ou pagar impostos. Do lado social, está a impossibilidade de contratar e legalizar a situação dos funcionários, o que tira deles o direito a benefícios como aposentadoria, licença-maternidade e auxílio doença, por exemplo. Economicamente, a empresa fica vulnerável a multas e encargos.

Devo me associar a convênios?

No início da carreira, o médico pode encontrar dificuldades para conquistar pacientes. Por isso, uma boa estratégia, talvez, seja associar-se a um convênio. “Quando o médico se associa ao plano, ganha acesso a um número de pacientes muito maior do que teria em uma clínica exclusivamente particular. Para quem está começando, ou seja, não está, ainda, em um momento da carreira em que é possível trabalhar com uma clientela mais exclusiva, os convênios trazem volume de atendimentos ao médico”, analisa Alice Selles, mestre em Administração e Desenvolvimento Profissional e autora do livro Divulgação de Serviços Médicos: o que todo o médico precisa saber.

O valor repassado pelos convênios aos médicos costuma ser muito inferior ao valor cobrado em consultas particulares. Além disso, segundo o Índice de Defesa do Consumidor (Idec), os planos lideram o ranking de insatisfação dos brasileiros, o que não se restringe aos usuários, mas atinge também os médicos. Por outro lado, aceitar trabalhar com o convênio ajuda a aumentar a carteira de pacientes, uma chance para o profissional mostrar seu trabalho a mais pessoas. Dessa forma, as chances de que seu nome viralize com o boca a boca aumentam.

Lembrem-se: pacientes não surgem automaticamente. Portanto, além da associação com convênios e planos de saúde, é bom pensar em uma estratégia de marketing e em recursos iniciais, que serão uma reserva para as despesas fixas enquanto o médico ainda está dando os primeiros passos para abrir o consultório. “O que vai garantir o sucesso da iniciativa é, além do conhecimento médico adquirido ao longo dos seis anos de faculdade, entender de Marketing, Economia e dos trâmites burocráticos necessários para lidar com os convênios e pacientes particulares. Ainda, todo esse conhecimento também é válido para que não haja problemas com questões fiscais. Nada disso é ensinado na faculdade, embora seja tão importante quanto o ensino da Medicina”, indica Rodrigues.

Como escolher a localização do consultório? Preciso disponibilizar estacionamento para os pacientes?

A primeira regra ao escolher um local para sua empresa é pensar em seu público-alvo, refletindo se o lugar em que você deseja se instalar tem espaço e uma boa movimentação de pessoas. Se você mora em uma cidade pequena, é preciso saber se há lugar para o seu crescimento. Ninguém chega em uma cidade pequena, se estabelece e monta um consultório de uma hora para outra. “A pessoa que está se formando quer abrir o consultório, mas é preciso compreender o entorno da localização escolhida. Em uma cidade pequena, por exemplo, é preciso criar uma rede de relacionamentos que o torne conhecido dos moradores”, afirma Rodrigues. Outra boa dica é ter um diferencial que o torne necessário. Ao ser conhecido por uma característica específica, os colegas de profissão acabam encaminhando os casos que não conseguem resolver.

Ao definir um público-alvo, é preciso adaptar o negócio de acordo com as exigências e necessidades dele. Por exemplo, se o médico decide tratar pessoas das classes A e B, deve escolher uma localização que fique próxima à casa delas, quase sempre localizadas em bairros nobres, onde o aluguel é mais caro. Da mesma forma, é importante preocupar-se com o estacionamento, pois pessoas do topo da pirâmide andam de carro e precisam estacioná-lo. Procure convênio com seguradoras ou estacionamentos próximos que garantam um preço justo, ou mesmo invista em um local com espaço para ofertar suas próprias vagas para carros.

Por outro lado, se o público escolhido for das classes C, D e E é igualmente importante instalar o consultório perto de suas casas ou de seu local de trabalho, que costumam ser no centro da cidade. O essencial é verificar se há transporte público próximo que possibilite a chegada dos pacientes ao consultório.

Quanto custa manter um consultório?

Definidos público-alvo e local, e com os documentos e registros em mãos, o próximo passo é realizar um planejamento financeiro. Coloque no papel a lista de todos os custos para abrir o consultório: mobília, equipamentos, gastos com contador, criação de uma marca e identidade visual, obras que precisarão ser feitas para que o local possa ser utilizado, etc.

Depois, levante os custos fixos: aluguel, contas de consumo (água, energia elétrica, telefone, entre outros), folha de pagamento de funcionários (contador, secretária, faxineira, a princípio) e até mesmo valores baixos, como compra de lanches e o café dos funcionários e pacientes. “Uma dica importante para ter ainda mais controle é definir de antemão quanto se pretende cobrar pelas consultas particulares ou quanto se receberá pelas consultas por convênio”, informa Rodrigues. “O resultado da divisão do custo fixo mensal pelo valor médio recebido em consultas e procedimentos é o número de pacientes que o médico precisa atender para transformar o consultório em um negócio lucrativo”, complementa.

Como devo decorar o ambiente da clínica?

Um ambiente humanizado e acolhedor é essencial em um consultório. Quando o paciente está em uma sala de espera confortável e bem decorada, inicia a consulta mais tranquilo. Caso contrário, o paciente tende a ficar mais ansioso, o que prejudica o atendimento. Fazer um projeto com um arquiteto que tenha experiência com médicos pode ser um investimento elevado, mas traz muitos benefícios e impressiona positivamente o paciente.

“Basicamente, porém, um consultório precisa de uma recepção com uma sala de espera para os pacientes, banheiros e a sala de consultas. Há especializações que necessitam de um espaço para a realização de exames, então é importante se planejar. Outra necessidade é listar e providenciar materiais e equipamentos que serão utilizados no atendimento, pesquisando entre os fornecedores quais oferecem melhor preço e qualidade”, resume.

Confira o passo a passo para o registro de uma empresa

Contratar um contador

Todas as empresas precisam, obrigatoriamente, de um serviço de contabilidade. Para isso, busque um contador de sua confiança, que te oriente sobre a melhor maneira de registrar seu consultório, visando pagar menos impostos e ter mais isenções.

Contrato Social

É no contrato social que está a razão existencial da empresa. Nele constam a participação societária de cada sócio, a composição de suas cotas, o objetivo da empresa e as atividades por ela exercidas. É por meio do contrato que se determina o tipo de tributação em que a empresa se enquadra. Para esta etapa, é importante ter a ajuda do contador e a supervisão de um advogado.

Registro na Junta Comercial

É o registro de nascimento da empresa, quando ela passa a existir oficialmente. Isso não significa que as atividades já possam ser iniciadas, pois ainda é necessário emitir outros documentos. Após o registro, a pessoa recebe o Número de Identificação do Registro de Empresas (NIRE) da Juntas Comercial e, a partir disso, é possível obter o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ).

Cartão CNPJ

Com todos os passos seguidos até aqui, chega a hora de solicitar o cartão CNPJ e registrar a empresa como contribuinte. A solicitação é feita on-line, por meio de um programa disponibilizado pela Receita Federal.

Alvará de Funcionamento

O alvará é a licença concedida pela prefeitura para que os estabelecimentos possam exercer suas atividades. Para conseguir o alvará, é preciso levar o cadastro do CNPJ até a prefeitura de sua cidade.

Cadastro na Previdência Social

Independentemente de se a empresa terá funcionários ou não, para dar início às atividades, é necessário realizar o Registro da Empresa junto à Previdência Social. Assim, iniciam-se as responsabilidades com as obrigações trabalhistas e pagamento dos tributos devidos à Previdência.

Aparato Fiscal

Por fim, um Aparato Fiscal deve ser solicitado à prefeitura em que a empresa foi registrada para que haja possibilidade de emitir notas fiscais (físicas ou eletrônicas) e fazer a autenticação nos livros fiscais.

Além disso, é importante contatar o Conselho Regional de Medicina (CRM) do seu estado para saber quais regras são cobradas. “O CRM de cada estado tem normativas sobre questões como: onde você instala seu consultório, como a sala deve ser montada, quais materiais serão usados ou, mesmo, o tipo de peso. Não é qualquer sala comercial que pode se tornar um consultório”, esclarece Rodrigues.

Texto por Bruno Bernardino
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Diagnóstico e tratamento para gestão de consultórios

A rotina de um médico não é fácil. São consultas, plantões, exames, cirurgias e, além de tudo isso, é necessário lidar com questão administrativas, controlando orçamentos e prontuários em clínicas e consultórios. A receita dos convênios, agendamentos de consultas, meios de pagamento, comunicação com pacientes fora do consultório e a gestão, resultado da soma entre a parte financeira com o exercício da profissão, representam grandes preocupações para o profissional de saúde.

Como tudo que poupa tempo e dinheiro sem prejudicar a qualidade é bem recebido e utilizado no cotidiano das pessoas, no dia a dia do médico não seria diferente. Confira os maiores problemas que você encontra em sua carreira e sugestões para resolvê-los.

Receita dos convênios

Receita dos convênios

Problema: A escolha do especialista com quem o paciente irá se consultar é influenciada pelo plano de saúde a que o médico é conveniado. Muitos profissionais optam por se conveniar a mais de um plano de saúde para proporcionar mais facilidade aos pacientes.

Cada convênio tem uma tabela de valores própria, assim como as fichas que devem ser preenchidas para a realização do pagamento, o que pode confundir o médico e também secretárias. O preenchimento incorreto das fichas pode ocasionar glosas, que, por sua vez, causam prejuízo financeiro ao médico.

Solução: realize treinamentos com a linha de frente A recepcionista é a encarregada do processo de remessa e cobrança das guias de pagamento dos convênios. É de extrema importância orientá-la sobre o correto preenchimento e as diferenças entre as fichas.

O faturamento ocorre diariamente e as fichas precisam ser separadas de acordo com o convênio. Há empresas especializadas em faturamento médico que cuidam de todo esse processo e cobram um percentual do que o médico recebe do convênio. É uma opção para quem não tem tempo para essa tarefa.

Gestão

Problema: Cuidar da saúde dos pacientes e, ainda, gerenciar uma clínica ou consultório requer muito trabalho e dedicação. Lidar com a administração e o financeiro pode ser complicado para quem não tem experiência.

Solução: entenda os processos e planeje o que deve fazer

É preciso entender os processos financeiros e administrativos requeridos pelo consultório. Seja atencioso em cada etapa e, com o tempo, você poderá identificar falhas a serem corrigidas e melhorias a fazer. Planeje! Defina objetivos e prazos, crie alternativas para atingir metas e anteveja possíveis problemas. O tempo deve ser seu aliado. Liste as atividades a realizar e faça um planejamento diário e semanal, reservando tempo suficiente para cada uma delas.

Agendamento

Problema: O paciente obtém o nome e o contato do médico no catálogo do plano de saúde ou por indicação de familiares ou amigos, e seu primeiro contato com o especialista é realizado por telefone. A atitude, a empatia e a disponibilidade do atendente são imprescindíveis para que o cliente marque a consulta ou não. Um atendimento ruim pode fazer com que o paciente não continue o tratamento com o profissional.

Solução: empatia e prontidão no atendimento são necessárias

Agendamento em consultórios

Para que o agendamento da consulta seja realizado, a primeira impressão deve ser a melhor possível. O atendimento deve ocorrer imediatamente, logo nos dois primeiros toques do telefone, e o tratamento precisa ser formal, com os pacientes sendo chamados de senhor e senhora, por exemplo. O atendente deve ter empatia durante a ligação, transmitindo a sensação de acolhimento. Ele deve mostrar-se disposto a resolver os problemas e ter calma para passar as informações solicitadas claramente.

Novos meios de pagamento

Problema: Cartões de débito e crédito são cada vez mais utilizados pelos consumidores nas mais diversas áreas, incluindo na Medicina. A resposta à pergunta “Aceita cartão?” pode ser decisiva na escolha do especialista, pois o paciente pode não ter dinheiro no momento ou não ter como pagar valores mais altos à vista, optando, assim, pelo mais conveniente para si mesmo no momento. O médico, então, se vê diante do dilema financeiro: implementar o novo meio ou limitar suas formas de pagamento?

Solução: antes de tudo, conheça seu público-alvo

É necessário que o profissional conheça o perfil de seus pacientes e clientes-alvo para identificar se essa é uma opção interessante para sua clínica ou consultório: eles serão o “termômetro”. A decisão de aderir aos novos meios de pagamento pode, além de fidelizar os clientes que optam por pagar com cartão, atrair novos pacientes. Além disso, pode tornar mais simples e conveniente o processo de recebimento, além de ser uma boa estratégia comercial, direcionada conforme o público atendido pelo médico.

Reportagem por Jéssica Rocha